עסקים רבים נדרשים לתאם פגישות עם לקוחות כחלק מהפעילות השגרתית שלהם. מדובר בתהליך שלם שמתחיל בקבלת הפנייה או ליד, יצירת הקשר עם המתעניין, בירור הצרכים ומסירת מידע מקצועי רלוונטי. התהליך מסתיים בקביעת הפגישה בזמן ובמקום שמתאימים לכל הצדדים. לשם ביצוע התיאום כנדרש בעלי עסקים צריכים להקצות משאבים. מערך שלם של צוות מקצועי שיוכשר לביצוע טלמיטינג ומערכות טכנולוגיות תומכות. לחילופין, ניתן להיעזר בשירותי מתאמי פגישות חיצוניים.
מהו שירות טלמיטינג חיצוני?
שירות טלמיטינג ניתן על ידי חברה חיצונית המתמחה ביצירה של תיאום פגישות. היא מעסיקה צוות מקצועי שהוסמך לזה. בכך הם חוסכים מבעלי עסקים את ההתעסקות המרובה והמשאבים הנדרשים לצורך הקמת מערך טלמיטינג שלם. במצב כזה, הם יכולים להתמקד בעבודה השוטפת של פעילות הליבה ולהתמקד בקידום העסק.
שירות מקיף לתיאום פגישות
כל פנייה הנעשית לעסק בין אם באמצעים הדיגיטליים או בעקבות קמפיין פרסומי מועבר לנציגי הטלמיטינג. הנציגים עברו והכשרה והדרכה מותאמת לפי נותן השירות. הם פונים בשיחה יזומה למתעניינים בהתאם לתסריט מוכן מראש. המתעניינים מקבלים את כל המידע הרלוונטי לצורך תיאום פגישה. במקרים מסוימים הלקוח מקבל מידע על מוצר בלבד ופונה בעצמו לנקודת מכירה.
למי מתאים שירות תיאום פגישות חיצוני?
השירות מתאים לחברות גדולות וקטנות המקבלות פניות על בסיס קבוע ואינם מחזיקות מערך טלמיטינג משלהן. בנוסף, השירות מתאים גם כגיבוי לחברות שבבעלותם צוות תיאום פגישות. כאשר הם נדרשים לתגבור המענה בימי עומס או לאחר קמפיין שייצר כמות לידים גבוהה.
היתרונות של שירות מתאמי פגישות
בעידן שבו השירות מעל הכל חשוב לא לפספס אף פנייה. לקוח שפונה לקבלת הצעה מעוניין שיחזרו אליו כמה שיותר מהר. אחרת הוא יפנה למתחרה. לעיתים לקוחות פונים לכמה נותני שירות. כך שהראשון שחוזר לו יש את הסיכוי הגבוה ביותר לסגור פגישה. טיב השירות הוא חלק בלתי נפרד מהתדמית והמוניטין של העסק וחשוב להשקיע בכך. בנוסף לכך, שירות מתאמים חיצוני מאפשר התייעלות כלכלית וחיסכון משמעותי במשאבים ואנשי מקצוע. את המשאבים שנחסכו ניתן לנתב לפיתוח עסקי וצמיחה.
כיצד לבחור חברת טלמיטינג לעסקים?
ישנן חברות רבות המציעות שירותי תיאום פגישות במיקור חוץ. אך חשוב לבחור בחברה מקצועית וותיקה שנותנת מענה בתחומי העיסוק של הארגון. כיום נעשה שימוש בטכנולוגיה מתקדמת וזה מרכיב חשוב בבחירת החברה. הטכנולוגיה מאפשרת שקיפות מלאה מול בעל העסק. כך שהוא יכול בכל זמן לנטר את הפעילות ולדעת מה נעשה בפועל עם הפניות שלו. בלחיצת כפתור אפשר לדעת כמה פניות היו, מה אחוז הפניות שנסגרו לכדי פגישה, תוך כמה זמן הפניה נענתה ועוד. כשיש בקרה מלאה הרבה יותר קל להתנהל ולדעת איזה קמפיין עובד ובאיזה קהל יעד הכי כדאי להשקיע. במקביל ליהנות מראש שקט שהלקוחות מטופלים על הצד הטוב ביותר ובשקיפות מלאה.